Womit ein KI-Automatisierungsprojekt beginnen?

Die meisten Unternehmen, die KI-Automatisierung zum ersten Mal in Betracht ziehen, stellen sich dieselbe Frage: Womit anfangen? Die Versuchung ist gross, direkt den komplexesten Prozess anzuvisieren, denjenigen, der am beeindruckendsten zu automatisieren scheint. Das ist oft ein Fehler.

Nach Wiederholung suchen, nicht nach Komplexität

Die besten ersten Automatisierungsprojekte sind nicht die technisch interessantesten, sondern die Aufgaben, die am häufigsten wiederkehren und einem stabilen Muster folgen. Eine Aufgabe, die zwanzigmal pro Woche ausgeführt wird, selbst eine einfache, erzeugt mehr automatisierten Mehrwert als eine komplexe Aufgabe, die einmal im Monat anfällt. Die Rechnung ist simpel: Häufigkeit multipliziert mit aufgewendeter Zeit, abzüglich der Kosten für die Einrichtung.

Vor der Wahl eine Bestandsaufnahme machen

Bevor man entscheidet, was automatisiert werden soll, lohnt es sich, über ein bis zwei Wochen alle manuellen und repetitiven Aufgaben eines Teams aufzulisten: Bearbeitung von E-Mails, Dateneingabe zwischen zwei Tools, Dokumentenerstellung, Kundenmahnungen. Für jede Aufgabe genügen drei Fragen: wie oft pro Woche, wie lange jedes Mal, und gibt es bereits eine klare Regel dafür.

Aufgaben, die eine hohe Häufigkeit mit einer klaren Regel verbinden, sind die besten Kandidaten für ein erstes Projekt. Seltene Aufgaben oder solche, die ein sehr feines Urteilsvermögen erfordern, können auf eine spätere Phase warten.

Klein anfangen, aber gut gemacht

Ein erfolgreiches Pilotprojekt zu einer einzigen, gut gewählten Aufgabe überzeugt mehr als ein grosses, ehrgeiziges, aber schlecht kalibriertes Projekt. Es ist besser, einen Prozess vollständig von Anfang bis Ende zu automatisieren, selbst einen bescheidenen, als einen grösseren Prozess nur teilweise zu automatisieren. Ein gut umgesetztes Pilotprojekt dient auch als Referenz für das weitere Vorgehen: Es zeigt konkret, was im spezifischen Kontext des Unternehmens funktioniert, mit seinen eigenen Werkzeugen und Rahmenbedingungen.

Die Personen einbeziehen, die die Arbeit heute erledigen

Die Mitarbeitenden, die eine Aufgabe manuell ausführen, kennen ihre Ausnahmen und Sonderfälle besser als jeder andere. Sie bei der Konzeption der Automatisierung zu ignorieren, ist die häufigste Ursache für ein Scheitern: Das System funktioniert in der Demo, stösst dann aber auf einen realen Fall, den niemand erwähnt hatte. Sie von Anfang an einzubeziehen vermeidet diese Art von böser Überraschung und erleichtert die Akzeptanz, sobald die Automatisierung im Einsatz ist.

Sobald dieses erste Projekt in Betrieb ist und seine Ergebnisse gemessen wurden, wird es viel einfacher, die nächsten Projekte auf konkreter Grundlage statt nach Bauchgefühl zu priorisieren.