Da dove iniziare un progetto di automazione IA

La maggior parte delle aziende che considerano l’automazione IA per la prima volta si pone la stessa domanda: da dove cominciare? La tentazione di puntare direttamente al processo più complesso, quello che sembra più impressionante da automatizzare, è forte. Spesso è un errore.

Cercare la ripetizione, non la complessità

I migliori primi progetti di automazione non sono i più interessanti dal punto di vista tecnico, sono i compiti che ricorrono più spesso e seguono uno schema stabile. Un compito svolto venti volte a settimana, anche semplice, genera più valore automatizzato di un compito complesso svolto una volta al mese. Il calcolo è aritmetico: frequenza moltiplicata per il tempo impiegato, meno il costo di implementazione.

Fare l’inventario prima di scegliere

Prima di decidere cosa automatizzare, conviene elencare, nell’arco di una o due settimane, tutti i compiti manuali e ripetitivi di un team: gestione delle e-mail, inserimento di dati tra due strumenti, generazione di documenti, solleciti ai clienti. Per ogni compito bastano tre domande: quante volte a settimana, quanto tempo ogni volta, ed esiste già una regola chiara per gestirlo.

I compiti che uniscono un’alta frequenza a una regola chiara sono i migliori candidati per un primo progetto. I compiti rari o che richiedono un giudizio molto fine possono attendere una fase successiva.

Iniziare in piccolo, ma farlo bene

Un progetto pilota riuscito su un unico compito ben scelto convince più di un grande progetto ambizioso ma mal calibrato. È meglio automatizzare completamente un processo dall’inizio alla fine, anche modesto, piuttosto che automatizzare parzialmente un processo più ampio. Un pilota ben fatto serve anche da riferimento per il seguito: mostra concretamente cosa funziona nel contesto specifico dell’azienda, con i suoi strumenti e i suoi vincoli.

Coinvolgere le persone che svolgono il lavoro oggi

I collaboratori che eseguono un compito manualmente ne conoscono le eccezioni e i casi particolari meglio di chiunque altro. Ignorarli al momento di progettare l’automazione è la causa più frequente di fallimento: il sistema funziona in dimostrazione, poi si blocca su un caso reale che nessuno aveva menzionato. Coinvolgerli fin dall’inizio evita questo tipo di brutta sorpresa e facilita l’adozione una volta che l’automazione è operativa.

Una volta che questo primo progetto è in produzione e i suoi risultati sono stati misurati, diventa molto più semplice dare priorità ai successivi su basi concrete piuttosto che su impressioni.